Mon entreprise est contrôlée par l’URSSAF, comment me préparer ?

Recevoir un avis de contrôle de l’URSSAF n’est pas rassurant et peut pousser la personne contrôlée à agir d’une manière qui pourrait lui desservir. Ci-après un guide rapide permettant de mieux appréhender le contrôle de l’URSSAF. 

Les éléments essentiels du contrôle 

Qui peut être contrôlé par l’URSSAF ?  

Le site web de l’URSSAF est précis sur ce point : il indique bien que sont susceptibles d’un contrôle « toutes les personnes physiques et morales, privées ou publiques, redevables de cotisations sociales ou dans l’obligation de remplir des déclarations sociales ».  

Dès lors, les entreprises, travailleurs indépendants et particuliers-employeurs peuvent faire l’objet d’un contrôle et doivent être en mesure d’être préparés face à un contrôle de l’URSSAF.  

Pourquoi l’URSSAF décide-t-elle de vous contrôler ?   

• De manière fortuite, autrement dit par hasard 
• Des inexactitudes ou incohérences sont décelées au sein de votre déclaration transmise aux organismes chargés du recouvrement des droits liés aux prestations sociales 
• L’un de vos clients a été contrôlé, vous êtes donc contrôlé par ricochet  
• Vous avez demandé à être contrôlé (droit au contrôle à la demande)  
• Vous êtes soupçonné d’une violation d’un texte, notamment après dénonciation d’un salarié ou d’un client (ex : fausse déclaration, travail dissimulé)  
• Vous avez été redressé par l’Administration fiscale   

Quels sont les types de contrôle que pourrait effectuer l’URSSAF ?  

• Le contrôle sur pièce : Il s’agit ici d’un contrôle qui concerne uniquement les employeurs avec moins de 11 salariés et travailleurs indépendants. Dans ce cadre, un avis de contrôle sera adressé à la personne contrôlée mentionnant les documents et les informations dont l’agent contrôleur aura besoin afin de réaliser sa mission. A la date de réception de l’avis, la personne contrôlée dispose de 30 jours afin de constituer le dossier contenant les pièces demandées et le communiquer à l’agent.  

• Le contrôle sur place : Ce contrôle se déroule notamment dans les différents locaux professionnels de la personne contrôlée. En principe, avant un contrôle URSSAF sur place, l’organisme de recouvrement vous fournit un avis de contrôle dans les 30 jours qui précédent la visite de l’agent ou de l’inspecteur chargé du contrôle, notamment pour que vous ayez le temps de réunir les documents qui seront utiles à celui-ci.  

Point d’attention : Lorsque l’organisme de recouvrement émet des doutes concernant du travail dissimulé, le dépôt de l’avis de contrôle n’est pas nécessaire.

Les précautions à prendre avant et pendant le contrôle 

Que contient l’avis de contrôle ?  

Des précisions sur la date du début de l’inspection, sa durée ainsi que les documents qui seront demandés lors du contrôle, qui peuvent remonter, pour les entreprises employant des salariés, de 3 années civiles expirées par rapport à la date du contrôle.  

Pour les travailleurs indépendants, ce calcul est établi en fonction de la date du contrôle, selon que celui-ci soit effectué avant ou après le 30 juin de l’année du contrôle :  

• Avant le 30 juin de l’année du contrôle : Seules les années N-2, N-3 et N-4 peuvent être investiguées ; 
• Après le 30 juin de l’année du contrôle : Les années N-1, N-2 et N-3 peuvent être investiguées.  

Exemple :  Pour une entreprise employant des salariés :    Pour un contrôle réalisé en 2022, les années investiguées seront 2021,2020 et 2019  Pour des travailleurs indépendants :   Pour un contrôle réalisé avant le 30 juin 2022 : les années investiguées sont 2020, 2019,2018  Pour un contrôle réalisé le 30 juin 2022 ou après : les années investiguées sont 2021,2020,2019

Certains documents pourraient ne pas s’appliquer à votre activité dans la mesure où la liste fournie est standardisée.  

A savoir : Cette liste n’est pas exhaustive. Ainsi, une bonne pratique consisterait à préparer l’ensemble des documents qui vous semblent utiles pour le contrôle (déclarations sociales, documents sociaux, fiscaux, éléments de comptabilité, juridiques, factures et justificatifs de notes de frais, etc.). Cela vous permettra notamment d’être prêt dans le cas où l’inspecteur souhaiterait voir un document non cité dans l’avis et également témoigner de votre complète coopération avec celui-ci.

A la réception de l’avis de contrôle

Vérifiez votre disponibilité relativement à la date de contrôle prévue. Dans le cas où vous ne seriez pas disponible ce jour-là, il est tout à fait possible de demander à décaler l’inspection à une date qui vous conviendra davantage.   

Point d’attention : Il est indispensable que vous soyez disponible au moment du contrôle. Être absent lors des visites de l’inspecteur envoie un message particulièrement négatif et compliquera nécessairement l’exercice de sa mission.

Afin de faciliter le travail de l’instructeur, notamment dans le cadre d’un contrôle sur place, il est conseillé de désigner un seul interlocuteur dont la tâche serait d’accompagner l’instructeur et de lui fournir les éléments dont il a besoin.  

Avant l’arrivée de l’instructeur

N’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable et/ou de votre service juridique (si existants) afin d’identifier les sujets sur lesquels vous pourriez être questionné. De ce fait, vous serez en mesure d’anticiper et de préparer les réponses aux questions que se posera l’instructeur et rassembler les documents liés. 

Dans le même sens, il est indispensable qu’aucune sorte d’obstruction ne soit réalisée par vous ou vos collaborateurs lors de la visite de l’instructeur.  

Exemple :  Fournir de fausses informations, falsifier des documents, omettre certains documents qui pourraient intéresser l’agent instructeur   Refuser l’entrée dans les locaux à l’agent instructeur